Instrumen dalam audit Sumber Daya manusia diperlukan guna memepermudah dalam pelasanaan audit SDM. Ada beberapa instrumen pengumpulan informasi yang membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya :
– Wawancara
Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik.
– Kuesioner
Karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner jug dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.
Metode metode untuk menganalisa temuan
- Membandingkan program SDM dengan organisasi
- Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas
- Mempercayai suatu ratio atau rata rata staf SDM dengan total
- Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM apakah sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan
- Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran
Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah :
- SOP, aturan dan prosedur yang ada
- Pimpinan Departemen SDM atau personalia
- Pimpinan Departemen lain
Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Pertanyaan dasar :
- Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi (termasuk pelatihan)?
- Bagaimana struktur organisasi SDM ?
- Bagaimana anggaran SDM ?
Tentang Perekrutan :
- Bagaimana mencari sumber daya untuk calon karyawan ?
- Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ?
- Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang perekrutan?
- Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
- Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?
Tentang kompensasi dan manfaat
- Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan, misal manajerial, staff dan pekerja?
- Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok?
- Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan?
- Apakah uraian jabatan selalu diupdate?
- Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam pelaksanaannya?
- Bagaimana penentuan kenaikan gaji?
- Apakah gaji dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja ?
- Apakah sistem penggajian sudah mengikuti aturan dan regulasi yang berlaku ?
- Apakah pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan yang berlaku ?
- Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
- Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?
Selanjutnya Tentang ketenagakerjaan dan Pelatihan Pengembangan dan Hubungan Industrial, click Halaman 2
dee-roy 